REGULAMIN UCZESTNICTWA W XVII KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ

I. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego regulaminu wprowadza się następujące definicje:

  1. Regulamin – niniejszy regulamin.
  2. Kongres – XVII Kongres Medycyny Rodzinnej, odbywający się w dniach 25-28.05.2017 roku w DoubleTree by Hilton Krakow Hotel Convention Center w Krakowie.
  3. Imprezy Towarzyszące – dodatkowe imprezy integracyjne mające na celu m.in. wymianę doświadczeń zawodowych, nie stanowiące programu merytorycznego Kongresu, w szczególności nie objęte opłatą kongresową, wymagające odrębnego zgłoszenia, takie jak: wycieczki, Bal Lekarzy Rodzinnych, występ Kabaretu pod Wyrwigroszem oraz koncert Andrzeja i Mai Sikorowskich.
  4. Organizator wykonawczy Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 9 000,00 zł.
  5. Organizator merytoryczny Kongresu: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63-698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917. Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 9 000,00 zł.
  6. Uczestnik – wyłącznie osoba uprawniona do wystawiania recept, która dopełniła formalności związanych z uczestnictwem w Kongresie.
  7. Osoba Towarzysząca – osoba uczestnicząca w części Kongresu na zasadach określonych Regulaminem, niebędąca Uczestnikiem.
  8. Biuro Kongresu – biuro uruchomione podczas trwania Kongresu w miejscu jego odbywania się.
  9. Uroczysta Sesja Otwarcia - Sesja inauguracyjna kongresu odbywająca się 25 maja 2017 roku w godzinach 19:00-21:00 – osoba uczestnicząca w części Kongresu na zasadach określonych Regulaminem, niebędąca Uczestnikiem.

II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONGRESIE

  1. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie powinno nastąpić poprzez przesłanie wypełnionych: a. karty zgłoszenia uczestnictwa dostępnej w broszurze informacyjnej lub b. formularza on-line dostępnych na stronie internetowej www.kongres2017.pl lub w materiałach informacyjnych dotyczących Kongresu wraz z kopią dowodu wpłaty, mailem na adres kongres@zizce.edu.pl lub faxem na numer: 12 421 40 50.
  2. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 5 maja 2017 roku [liczy się data wpływu do Organizatora wykonawczego Kongresu].
  3. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 2 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator wykonawczy Kongresu każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  4. W przypadku przyjęcia przez Organizatora wykonawczego Kongresu zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po 5 maja 2017 roku, nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów.
  5. Zgłoszenie dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte przez Organizatora wykonawczego Kongresu.
  6. Do wejścia na sesje oraz Imprezy Towarzyszące upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe.
  7. Do wejścia na kursy tematyczne upoważnione będą jedynie osoby posiadające bilet wstępu.
  8. Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie wysłanego przez Organizatora wykonawczego Kongresu odrębnego potwierdzenia uczestnictwa.
  9. Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach tematycznych jest ograniczona, a zgłaszanie uczestnictwa odbywa się na następujących zasadach: a. Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym kursie tematycznym, wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, w miarę dostępności wolnych miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem w Kongresie; b. Uczestnik może wziąć udział w płatnym kursie tematycznym wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu on-line, w miarę dostępności miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem w kursie i Kongresie; c. o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursach decyduje kolejność zgłoszeń (decyduje kolejność wpłat); d. potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w wybranym kursie, wraz z terminem jego odbywania, zostanie wysłane do Uczestnika wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.
  10. Osoby Towarzyszące, niebędące jednocześnie osobami uprawnionymi do wystawiania recept, nie są uprawnione do wstępu na teren wystaw medycznych, gdzie będą prezentowane reklamy produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych dostępnych na receptę.

III. REJESTRACJA

  1. Rejestracja oraz odbiór materiałów kongresowych możliwe są w piątek, 26 maja 2017 roku, w godz. 08.00-09.30 w Biurze Kongresu.
  2. Biuro Kongresu będzie czynne:
    • piątek, 26 maja 2017 roku, w godz. 08.00-16.00
    • sobota, 27 maja 2017 roku, w godz. 08.30-15.00
  3. Organizator dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 25 maja 2017 roku, w Hotelu DoubleTree by Hilton, o czym poinformuje uczestników na stronie www.kongres2017.pl.

IV. OPŁATY

  1. Udział w Kongresie możliwy jest po dokonaniu opłaty zgodnej z tabelą dostępną na stronie www.kongres2017.pl
  2. Zakres opłaty kongresowej obejmuje:
    1. W przypadku Uczestników:
      • udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 25 maja 2017 roku z wyłączeniem występu Andrzeja i Mai Sikorowskich,
      • udział w sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej,
      • pakiet materiałów kongresowych,
      • certyfikat uczestnictwa,
      • wyżywienie w dniu 26 maja 2017 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
      • wyżywienie w dniu 27 maja 2017 roku – lunch i przerwa kawowa.
      • udział w wybranych kursach tematycznych (decyduje kolejność zgłoszeń)
      • Opłata NIE OBEJMUJE:
      • wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych,
      • wstępu na występ Andrzeja i Mai Sikorowskich w dniu 25 maja 2017 roku oraz wstępu na Kabaret pod Wyrwigroszem w dniu 26 maja 2017 roku (występ finansowany jest przez Organizatora wykonawczego Kongresu),
      • zakwaterowania,
      • wycieczek ,
      • wstępu na kursy tematyczne, które są dodatkowo płatne.
    2. W przypadku Osób Towarzyszących:
      • udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 25 maja 2017 roku,
      • wstęp na imprezę towarzyszącą w dniu 26 maja 2017 roku,
      • wyżywienie w dniu 26 maja 2017 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
      • wyżywienie w dniu 27 maja 2017 roku – lunch i przerwa kawowa.
      • Opłata NIE OBEJMUJE:
      • udziału w sesjach, warsztatach, kursach tematycznych
      • pakietu materiałów kongresowych,
      • certyfikatu uczestnictwa,
      • wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych,
      • zakwaterowania,
      • wycieczek,
      • udziału w wystawie medycznej.
  3. Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszenia.
  4. Opłaty można regulować w formie:
    1. przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o., mBank S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100 1003 z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata), lub
    2. przekazu pocztowego
    3. osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Kongresu, lub
    4. płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę eCard S.A.):
      • Visa
      • Visa Electron
      • MasterCard
      • Maestro
      • MasterCard Electronic
  5. W przypadku, gdy uczestnik Kongresu uprawniony jest do wniesienia opłaty kongresowej w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce, konieczne jest przesłanie stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce. W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości.
  6. W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 12 maja 2017 roku. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną wpłatę na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20 % wpłaty.
  7. Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.

V. WARUNKI NADSYŁANIA ABSTRAKTÓW

Kwestie dotyczące prezentacji ustnych i plakatów, w szczególności ich przygotowanie, nadsyłanie oraz ocenianie zostały uregulowane w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów, a organizatorem ww. konkursu jest Organizator merytoryczny Kongresu. Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów.

VI. UCZESTNICTWO W IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH

  1. Z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej, uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących jest dodatkowo płatne, zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej: www.kongres2017.pl
  2. Imprezy Towarzyszące: występ Andrzeja i Mai Sikorowskich oraz Kabaret pod Wyrwigroszem w całości finansowane są przez Organizatora wykonawczego Kongresu.
  3. Opłaty należy dokonać zgodnie z Pkt IV ust. 4 Regulaminu.
  4. Imprezy Towarzyszące w postaci wycieczek odbędą się wyłącznie w przypadku zgłoszenia wymaganej liczby uczestników. W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników Organizator wykonawczy Kongresu zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej opłaty w sposób wskazany w pkt VII ust. 2 Regulaminu.
  5. Uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących wymaga odrębnego zgłoszenia, które będzie przyjmowane:
    1. Przed Kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 5 maja 2017 roku, na podstawie karty zgłoszenia uczestnictwa w kongresie zamieszczonej we wkładce broszury lub na podstawie zgłoszenia on-line (www.kongres2017.pl) przy czym należy uzupełnić punkty dotyczące Imprez Towarzyszących. Wypełnioną kartę zgłoszenia uczestnictwa wraz z kopią dowodu wpłaty lub kopię dowodu wpłaty za udział w Kongresie i Imprezach Towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za pomocą formularza on-line należy przesłać faxem na numer 12 421 40 50.
    2. W czasie trwania Kongresu – wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura Kongresu, w godzinach jego funkcjonowania.
  6. Potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w Imprezach Towarzyszących oraz kursach tematycznych wysłane będzie wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.

VII. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W KONGRESIE, PŁATNYCH KURSACH TEMATCYZNYCH LUB IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH ORAZ ZMIANA PODMIOTU POKRYWAJĄCEGO OPŁATĘ (nie dotyczy zakwaterowania, w zakresie którego Uczestnik lub Osoba Towarzysząca samodzielnie zawiera umowę z odrębnym podmiotem)

  1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie, płatnych kursach tematycznych oraz Imprezie Towarzyszącej do dnia 7 kwietnia 2017r. na zasadach poniżej.
  2. Rezygnacja z udziału w Kongresie, płatnych kursach tematycznych lub w Imprezach Towarzyszących powinna być zgłoszona faxem na numer 12 421 40 50 lub listownie na adres Organizatora wykonawczego Kongresu (decyduje data wpłynięcia pisma). Zwrotu płatności (na zasadach określonych w Regulaminie) Organizator wykonawczy Kongresu dokona na rachunek bankowy wskazany w piśmie doręczonym mu przez wpłacającego, a w przypadku płatności kartą płatniczą zwrot środków zostanie wykonany bezpośrednio na kartę wpłacającego. W przypadku zmiany podmiotu pokrywającego opłatę za udział w Kongresie (tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku następnie z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią) bądź rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie, płatnych kursach tematycznych lub Imprezach Towarzyszących do dnia 7 kwietnia 2017 roku, Organizator zwraca wniesione opłaty pomniejszone, o 20% (co nie dotyczy Osób Towarzyszących będących konsumentami, którzy mogą jednak zostać, na zasadach ogólnych przepisów prawa, obciążeni kosztami Organizatora poniesionymi do dnia rezygnacji, w zakresie związanym z zapewnieniem ich udziału w Kongresie). Po ww. terminie rezygnacja nie będzie możliwa.

VIII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
  2. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu.
  3. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody.

IX. PROGRAM NAUKOWY KONGRESU

Uczestnicy są świadomi i akceptują fakt, że z przyczyn niezależnych od Organizatorów, na które nie mają oni wpływu, mogą nastąpić zmiany w programie naukowym Kongresu.

DANE OSOBOWE:

  1. Administratorem danych osobowych jest:
    1. ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 9.000,00 złotych oraz
    2. w przypadku wyrażenia przez daną osobę zgody na przetwarzanie jej danych osobowych również przez Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63-698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917, podmiot ten jest odrębnym od ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. administratorem danych osobowych (dalej każdy z ww, podmiotów zwany jest Administratorem). 
  2. Przekazanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, przy czym odmowa wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych na rzecz ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. w celu realizacji umowy o uczestnictwo w XVII Kongresie Medycyny Rodzinnej uniemożliwi zawarcie oraz wykonanie tej umowy. 
  3. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, pkt 3 oraz pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) (Ustawa). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym czasie odwołana.
  4. Przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie dozwolonym przepisami prawa powszechnie obowiązującego. 
  5. Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje w każdym czasie:
    1. prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania
    2. prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy
  6. W celu realizacji uprawnień powyżej określonych osoba, której dane dotyczą może podejmować kontakt z Administratorem w drodze korespondencji kierowanej na adres podany w pkt. 1 powyżej.
PATRONAT MEDIALNY